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Pourquoi est-il requis d’avoir un Kbis à jour ?

L’extrait de Kbis est édité lorsqu’une personne morale procède à son immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). La tentation est alors grande de photocopier l’extrait reçu et le présenter pour toutes les démarches nécessaires, et ce tout au long de la vie de la société. Nous vous expliquons ici pourquoi il est requis d’avoir un extrait Kbis à jour et comment procéder pour la mise à jour du Kbis.

Pour quelles raisons faut-il présenter un Kbis à jour ?

Un Kbis à jour s’impose de lui-même du fait ce qu’il représente : il est la représentation officielle de l’entreprise à l’instant T. Il informe sur l’immatriculation au RCS (greffe, date et numéro d'immatriculation unique à base du numéro Siren) et détaille les caractéristiques de l’entreprise : dénomination sociale, domiciliation, forme juridique, capital social, intitulé du code APE, identification du dirigeant principal, des administrateurs et du commissaire aux comptes. Il fait mention, le cas échéant des décisions de justice relatives à une éventuelle procédure collective (sauvegarde, redressement judiciaire, liquidation judiciaire).

En tant qu’attestation de l’existence légale de l’entreprise, l’extrait Kbis est utilisé par la société comme pièce justificative dans diverses démarches : ouverture d’un compte en banque professionnel, souscription à une assurance professionnelle, demande de subvention (à l’image de l’ACCRE) ou de prêt, réponse aux appels d’offres, achat ou location de matériel professionnel, etc.

Puisqu’un Kbis à jour est requis, il est un outil de vérification pour les partenaires commerciaux et financiers de l’entreprise. Grâce à l’extrait Kbis, ces derniers sont à même de vérifier que 1. l’entreprise est légale 2. elle est en bonne santé financière (absence de procédures collectives).

Un Kbis à jour est un Kbis datant de moins de trois mois. Nous vous conseillons de respecter ce délai de validité pour que l’extrait présenté soit opposable et puisse faire foi. Précisons que la date d’émission du Kbis est inscrite sur le document, il est donc facile de déterminer si un Kbis est à jour ou non.

Précision : cette notion de présenter un document à jour n’est pas uniquement valable pour le Kbis. Il en est de même pour son équivalent l’extrait K, réservé aux personnes physiques exerçant une activité commerciale (à l’image d’un auto-entrepreneur commerçant devant immatriculer sa micro-entreprise au registre du commerce).

Mise à jour du Kbis, comment faire ?

Un Kbis à jour requiert bien évidemment une mise à jour du Kbis. Cette dernière est obligatoire et doit être faite par le chef d’entreprise lui-même. Petite précision toutefois : l’entreprise est dans l’obligation de notifier les changements et la mise à jour du Kbis en découlera automatiquement.

La notification du changement doit être publiée dans le journal d’annonces légales du département avant que la modification ne soit signalée au greffe du tribunal de commerce d’immatriculation ou au CFE (Centre de Formalités des Entreprises) compétent. La société dispose d’un mois pour accomplir cette démarche.

Nous rappelons que le CFE dépend de l’activité exercée : la CCI (Chambre du Commerce et de l’Industrie) pour une activité commerciale, la CMA (Chambre de Métiers et de l’Artisanat) pour une activité artisanale, l’Urssaf pour une activité libérale, la Chambre d’agriculture pour une activité agricole, etc.

Une fois le changement effectué, l’entreprise peut commander son Kbis à jour. Pour ce faire, elle doit procéder de la même manière que pour tout autre Kbis : faire la requête auprès du greffier du tribunal de commerce, en se rendant sur place ou par courrier, ou faire une demande de Kbis en ligne via Infogreffe ou un site privé tel celui de notre partenaire. La dénomination sociale de la société commerciale et/ou son numéro Siren (ou numéro Siret) sont nécessaires à toute demande.

Il est recommandé pour un fournisseur, un client, un concurrent, etc. ne sachant pas quand la mise à jour du Kbis a eu lieu de commander un extrait Kbis quand il en a besoin ou de programmer un envoi périodique.

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