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À qui revient la responsabilité d’éditer un Kbis ?

L’extrait de Kbis est un outil indispensable à l’entreprise et ses partenaires. Nous revenons ici sur l’organe émetteur, les raisons pour lesquelles l’édition est indispensable et comment éditer un Kbis.
 

L’édition d’extrait Kbis

L’édition d’extrait Kbis est de la responsabilité des greffes des tribunaux de commerce ou, pour l’Alsace et la Moselle, de la chambre commerciale du tribunal d’instance ou de grande instance.

L’édition de l’extrait Kbis ne peut se faire que suite à l’immatriculation au Registre de Commerce et des Sociétés. Il est un extrait du registre du commerce. Notons que puisque l’immatriculation au RCS est obligatoire, c’est le CFE (Centre de Formalités des Entreprises) qui procède à cette obligation lors de la création d’entreprise.

L’édition de Kbis est réservée aux personnes morales immatriculées au registre du commerce. Les personnes physiques immatriculées reçoivent un extrait K, ce qui inclut également la micro-entreprise commerçante (qui est une forme d’entreprise individuelle) même s’il est souvent fait référence à un Kbis auto-entrepreneur.

La question se pose alors : quel est le lien entre le greffe du tribunal de commerce et le registre du commerce ? La réponse est simple : le premier est en charge du second.

Le greffier du tribunal de commerce étant à la fois un agent ministériel et un agent public, il est en droit de dresser des actes authentiques. C’est donc l’apposition du sceau du greffe du tribunal de commerce qui donne à l’extrait Kbis sa valeur juridique. Rappelons en effet que l’extrait Kbis est le seul document officiel attestant de l’existence juridique d’une entreprise.
 

Pourquoi éditer un Kbis ?

Les raisons pour lesquelles une entreprise se doit d’éditer son Kbis ont été rapidement mentionnées dans le paragraphe précédent. La première raison repose simplement sur le fait que l’immatriculation au registre du commerce est obligatoire. La seconde repose sur le caractère officiel du Kbis. Puisque ce dernier témoigne de l'existence légale de l’entreprise, il est utilisé par celle-ci pour ouvrir un compte en banque professionnel, louer un local, acheter du matériel professionnel, répondre à des appels d’offres, demander une aide financière telle l’ACCRE, etc.

Éditer un Kbis n’est pas uniquement réservé à l’entreprise. Nous devons préciser que les informations contenues dans un Kbis sont toutes d’ordre public. Ainsi, il n’existe pas de limitations quant à qui a le droit d’éditer un Kbis. Que le demandeur soit l’entreprise elle-même, un agent commercial, un partenaire financier, un concurrent, ou juste une personne curieuse cela ne change rien. Demander au greffe du tribunal de commerce d’éditer un Kbis est un droit ouvert à tous. Il n’est pas non plus demandé de justifier la demande, mais d’une manière générale, une personne tierce demandant le Kbis d’une société cherche à savoir si l’entreprise commerciale en question est en bonne santé ou si au contraire l’entreprise est en difficulté.

La double utilisation du Kbis (justificatif et outil de vérification/information) s’explique par le contenu de ce dernier. Toutes les informations propres à l’immatriculation, à l’entreprise et à son dirigeant principal y figurent, d’où le surnom de carte d’identité de l’entreprise commerciale. Parmi ces informations, nous retrouvons : le numéro d’immatriculation, la dénomination sociale, le montant du capital social, la forme juridique, l’intitulé du Code APE décrivant l’activité commerciale exercée, la domiciliation, l’identification du chef d’entreprise, des administrateurs et du commissaire aux comptes, etc.

Afin de toujours éditer un Kbis à jour, l’entreprise est dans l’obligation de notifier le greffe du tribunal de commerce d’immatriculation de tout changement de situation. La notification doit prendre place dans le mois suivant au moyen d’un formulaire en ligne et, en parallèle, d’un avis de publication dans un journal d’annonces légales. Une procédure collective telle qu’une sauvegarde, un redressement judiciaire ou une liquidation judiciaire, doit également apparaître sur le Kbis.

Prendre le soin d’éditer un Kbis à jour implique une durée de validité. Officiellement, le Kbis n’expire pas. Pourtant, en pratique, un Kbis doit dater de moins de trois mois pour être opposable et faire foi.
 

Comment éditer un extrait Kbis ?

Puisque le greffe du tribunal de commerce est chargé d’éditer les extraits Kbis, c’est à lui que la demande de Kbis doit être adressée. Précisons que la demande peut lui être faite directement ou par le biais d’un prestataire de service qualifié tel notre partenaire.

Une demande peut être faite sur place, par courrier ou sur Internet (via Infogreffe ou une plateforme privée). Pour que le greffier puisse éditer un extrait Kbis, il faut renseigner la raison sociale (nom commercial) et/ou le numéro SIREN - numéro SIRET de la société commerciale recherchée.

Le Kbis gratuit n’existe pas, son coût est même déterminé par décret. C’est l’avis de situation de l’INSEE qui est gratuit, mais ce dernier n’a aucune valeur juridique.

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